El software del dojo también forma parte de tu cumplimiento
Antes de contratar, revisa tanto la experiencia diaria como el tratamiento de datos y la forma en que el sistema interviene en facturación y cobros.
Producto
- Asistencia y disciplinas reales.
- Grados configurables.
- Exportación completa.
- Roles adecuados.
- Proceso documentado de baja y migración.
Datos personales
- Responsable y encargados identificados.
- Región de almacenamiento.
- Contrato de encargado del tratamiento.
- Control de acceso y registro de incidencias.
- Herramientas para derechos RGPD.
Facturación
Pregunta si el producto solo registra cuotas, emite facturas o actúa como sistema informático de facturación. Son alcances distintos. Si emite facturas, comprueba la adaptación normativa aplicable con tu asesor.
Empieza por el proceso, no por la lista de funciones
Documenta cómo entra un alumno, quién registra asistencia, cómo se aprueba una promoción, cuándo se genera una cuota y qué información necesita la gestoría. Una función puede existir y aun así no encajar con la secuencia real del centro.
Convierte cada proceso crítico en una prueba de demo. Pide realizar la acción completa y no conformarte con una captura o una descripción futura.
Matriz de requisitos
| Tipo | Ejemplo | Decisión |
|---|---|---|
| Imprescindible | Escala de grados propia o método de cobro necesario | Si falta, no contratar |
| Importante | Portal del alumno o informes concretos | Valorar alternativa y esfuerzo |
| Deseable | Personalización estética secundaria | No debe ocultar problemas básicos |
| Futuro | Necesidad probable por crecimiento | Preguntar por capacidad, sin comprar una promesa |
Privacidad y contrato
- Identificar responsables y proveedores que tratan datos.
- Confirmar ubicación, medidas y procedimiento de incidencias.
- Revisar cómo se atienden derechos de alumnos.
- Definir conservación y eliminación al finalizar el servicio.
- Comprobar qué datos pueden exportarse y en qué formato.
- Limitar permisos según las funciones del equipo.
Soporte y continuidad
Pregunta qué canal existe, qué información necesita soporte y cómo se prioriza una incidencia que impide trabajar. También conviene conocer el proceso de salida: preaviso, exportación, cancelación y periodo de acceso posterior.
Dudas habituales
¿Qué debería probar primero?
Alta completa, asistencia, progresión, cuota y exportación. Son recorridos que conectan varias áreas y muestran si el sistema mantiene una única versión del alumno.
¿Necesito una aplicación nativa?
Depende del proceso. Una web móvil puede cubrir tareas habituales; exige una app nativa solo si necesitas una capacidad concreta que el navegador no resuelva.
¿El software sustituye a la gestoría?
No necesariamente. Define qué documentos y datos necesita la gestoría y comprueba cómo se generan o exportan.