Migrar no es copiar filas: es conservar significado
Dos columnas con el mismo nombre pueden representar reglas distintas. Antes de mover datos hay que crear un mapa de equivalencias y decidir qué historial conservar.
Inventario
- Personas y contactos.
- Membresías.
- Clases y asistencia.
- Grados e historial.
- Facturas, cuotas y pagos.
- Documentos y consentimientos.
Mapa
Para cada campo, documenta origen, destino, formato, transformación y qué ocurre si falta. No conviertas “vacío” en “cero” ni “sin dato” en “no”.
Conciliación
- Totales antes y después.
- Muestra aleatoria por disciplina.
- Duplicados.
- Fechas y zonas horarias.
- Exportación de control tras la migración.
Importante: DigitalDojo confirma importación desde Excel; migraciones completas de otros proveedores requieren evaluación específica.
Distingue cuatro niveles de migración
| Nivel | Incluye | Complejidad |
|---|---|---|
| Identidad | Contacto y estado actual | Baja |
| Operación | Disciplinas, grupos y cuota actual | Media |
| Progresión | Grado actual e historial de promociones | Media/alta |
| Histórico completo | Asistencias, pagos, notas y documentos | Alta |
Decide qué histórico merece migrarse
Un historial solo aporta valor si es fiable, tiene un significado conocido y será consultado. Migrar miles de asistencias sin clase o fechas consistentes puede crear una apariencia de precisión que no existe. En algunos casos basta con conservar el archivo anterior y migrar el estado actual más las promociones relevantes.
Prueba casos difíciles
- Alumnos con varias disciplinas.
- Bajas que regresaron tiempo después.
- Menores vinculados a un mismo contacto.
- Cambios de nombre, email o teléfono.
- Promociones corregidas o realizadas fuera del dojo.
- Pagos parciales, devoluciones y excepciones.
Informe de conciliación
Al terminar, documenta registros leídos, creados, actualizados, rechazados y pendientes de decisión. Añade muestras revisadas y campos excluidos. Ese informe permite explicar diferencias meses después y protege frente a la dependencia de la memoria de una sola persona.
Dudas habituales
¿Es obligatorio migrar todo?
No. El alcance debe responder a una necesidad real. Conservar un archivo anterior puede ser más seguro que importar históricos ambiguos.
¿Quién debe validar los grados?
El equipo técnico del dojo, porque conoce la escala y el contexto de las promociones.
¿Qué hago con los campos que no tienen destino?
Clasifícalos: conservar como archivo, transformar, incorporar manualmente o eliminar cuando exista una base válida para hacerlo.