Digitalizar un dojo sin trasladar el caos
La migración no empieza importando: empieza decidiendo qué dato es fiable, quién lo mantiene y qué proceso sustituye.
Guía editorial de DigitalDojo basada en el flujo de importación publicado del producto.
1. Congela una copia
Guarda el archivo original con fecha y no lo sobrescribas. Durante la migración debe existir una fuente de comparación.
2. Limpia la identidad
- Un alumno por fila.
- Email y teléfono en columnas separadas.
- Estados con valores consistentes.
- Duplicados identificados antes de importar.
3. Separa los dominios
- Alumno y contacto.
- Membresía y estado.
- Disciplinas y horarios.
- Asistencia.
- Grado e historial.
- Pagos.
4. Prueba y concilia
Importa una muestra, comprueba caracteres, fechas y totales, y solo entonces migra el resto. Conserva un registro de campos no importados.
5. Decide el alcance de la primera migración
Intentar migrar todos los años de actividad en un solo paso suele retrasar el proyecto. Define qué necesita el equipo para operar el primer día: alumnos activos, contacto, disciplinas, grado actual y situación administrativa. Los históricos pueden incorporarse después si su calidad y valor justifican el esfuerzo.
Separa los datos obligatorios, los deseables y los que solo se conservarán como archivo. Esta decisión evita bloquear el cambio por columnas antiguas que nadie utiliza o cuyo significado ya no está claro.
6. Crea un mapa de campos
| Origen | Destino | Transformación | Responsable |
|---|---|---|---|
| Nombre completo | Nombre y apellidos | Separar con revisión manual | Administración |
| Estado libre | Estado del alumno | Convertir a valores cerrados | Dirección |
| Clases | Disciplina y grupo | Normalizar nombres | Equipo técnico |
| Cinturón | Grado actual | Validar contra la escala | Instructor |
| Notas | Campo o archivo definido | Excluir información innecesaria | Privacidad |
7. Planifica el cambio de fuente principal
Elige una fecha a partir de la cual las altas, bajas, asistencias y cambios de grado se registrarán en el nuevo sistema. Si ambos archivos siguen activos sin una regla clara, volverán a divergir en pocos días.
Durante un periodo corto puede existir una consulta paralela, pero solo una herramienta debe aceptar cambios. Informa al equipo, asigna responsables y prepara una forma sencilla de registrar incidencias de migración.
8. Define una salida segura
- Conservar el archivo original sin modificaciones.
- Guardar la versión limpia que se importó.
- Exportar el resultado después de la carga.
- Documentar registros rechazados y decisiones manuales.
- Mantener un responsable de conciliación durante el primer mes.
- No borrar la fuente anterior hasta completar el cierre.
Dudas habituales
¿Cuánto tarda una migración?
Depende sobre todo de la calidad y del alcance de los datos. Una hoja pequeña y coherente puede prepararse rápido; varios históricos sin estructura requieren revisión adicional.
¿Debo importar alumnos dados de baja?
Solo si existe una necesidad operativa, contractual o histórica clara. Puede ser preferible conservarlos en un archivo controlado y empezar con alumnos activos.
¿Cómo sé que la importación está bien?
Compara totales, revisa muestras por disciplina y estado, busca duplicados y exporta el resultado para contrastarlo con la fuente.