Salir de Excel sin trasladar el desorden
DigitalDojo permite importar alumnos desde Excel. Una migración fiable empieza por limpiar, mapear y validar el archivo antes de incorporarlo.
Antes de importar
- Conservar una copia del archivo original.
- Unificar nombres de disciplinas y estados.
- Separar nombre, apellidos, email y teléfono.
- Identificar duplicados y campos obligatorios.
- No incluir datos que el dojo no necesita tratar.
Validación
- Probar primero con una muestra pequeña.
- Comparar el total de filas con los registros creados.
- Revisar acentos, fechas, teléfonos y grados.
- Documentar qué campos no pudieron migrarse.
Historiales
La web confirma la importación de alumnos, pero no especifica una migración automática de historiales complejos desde cualquier sistema externo. Esas migraciones deben evaluarse caso por caso.
Preparar una hoja que pueda entenderse
La importación funciona mejor cuando una fila representa a una persona y cada columna tiene un significado único. Combinar nombre, teléfono y observaciones en una misma celda obliga a interpretar manualmente el contenido y multiplica los errores.
Antes de tocar el archivo original, crea una copia fechada. Trabaja sobre otra versión, documenta los cambios y conserva una columna con el identificador anterior para poder reconciliar resultados.
| Campo | Formato recomendado | Control |
|---|---|---|
| Nombre y apellidos | Texto en columnas definidas | Sin apodos como identificador único |
| Una dirección por campo | Minúsculas y espacios eliminados | |
| Teléfono | Prefijo y número consistentes | No mezclar comentarios |
| Estado | Lista cerrada de valores | Activo, baja o pendiente |
| Disciplina | Nombre normalizado | Evitar variantes de escritura |
| Grado | Valor compatible con la escala | Revisar por disciplina |
Detectar duplicados antes de importar
- Coincidencia exacta de email o teléfono.
- Mismo nombre con pequeñas diferencias ortográficas.
- Adulto que también figura como contacto de un menor.
- Alumno dado de baja que aparece de nuevo como alta.
- Varias filas creadas por pertenecer a dos disciplinas.
Importante: Dos filas parecidas no siempre son la misma persona. Las coincidencias dudosas necesitan revisión humana.
Importar primero una muestra
Selecciona entre diez y veinte registros que incluyan casos normales y excepciones: acentos, teléfonos extranjeros, varias disciplinas y grados distintos. Importa la muestra, revisa cada campo y exporta después el resultado para compararlo con la hoja de origen.
Solo cuando la muestra sea coherente conviene importar el resto. Mantén un listado de columnas que no entraron en el sistema y decide dónde conservar esa información.
Cierre y control posterior
- Comparar número total de registros antes y después.
- Revisar una muestra aleatoria adicional.
- Confirmar disciplinas, estados y grados.
- Buscar emails y teléfonos duplicados.
- Guardar el archivo original y el informe de conciliación.
- Definir desde qué fecha el nuevo sistema será la fuente principal.
Dudas habituales
¿Puedo subir cualquier Excel directamente?
La importación requiere que los campos sean coherentes. Conviene limpiar y mapear una copia antes de cargarla.
¿Se importan automáticamente todos los historiales?
La web confirma importación de alumnos, no una migración automática de cualquier historial complejo. El alcance debe revisarse con una muestra.
¿Qué hago si encuentro duplicados después?
Detén la migración masiva, identifica la regla que los produjo y corrige el archivo de trabajo. Conserva siempre el original para comparar.